Tarea 2

Tarea 2

Llevo desde que empezó este MOOC, pensando y reflexionando sobre la innovación en relación al trabajo que en la actualidad desempeño. Por necesidades de la Delegación de Educación, estoy en Becas y Ayudas al Estudio, aunque mi trayectoria profesional y laboral viene por derroteros muy diferentes.

 

 

Es difícil, aunque no imposible (soy optimista), al menos en el funcionamiento interno (somos un grupo de 6 compañer@s), la toma de decisiones (aunque muy limitadas) y con más margen de maniobra en la relación con los usuarios (solicitantes y beneficiarios de becas).

Está claro, que cuando observo la gráfica, situándome en los niveles inferiores, en función

del trabajo diario, cambia el porcentaje, manteniendo éste en Operación y Estrategia. Se reduciría Innovación, pero aumentaría Gestión y Coordinación.

 

Gestionamos las solicitudes de 6 tipos de becas y ayudas al estudio:

1. Beca General
2. Beca de Educación Especial.
3. Beca 6000.
4. Beca de la Segunda Oportunidad.
5. Beca Adriano.
6. Ayuda Individualizada al Transporte Escolar.

 

Ello supone un volumen de gestión importante por el número de solicitudes de cada una de las becas enumeradas, que además de tener su plazo de solicitud para los solicitantes, tiene su plazo de conclusión inicial en un primer nivel de gestión (el nuestro). Posteriormente se producirán otros tipos de gestiones, pero en otros niveles de la Consejería en coordinación con otros Organismos Oficiales.

A la hora de gestionar las solicitudes, un aspecto importante de limitación y a la vez de innovación, es la solicitud.

Desde hace unos años, las solicitudes de la becas, tanto del Ministerio de Educación, como de la Consejería de Educación, las realiza (o puede realizarlas) el solicitante, a través de plataformas en las páginas webs de ambos Organismos. Son los usuarios, los que van a realizar toda una serie de tareas para iniciar el proceso de gestión de una beca. Incluido en un caso, la presentación telemática completa de la misma. Se reduce de este modo, el “expediente físico” (papel).

En el resto de los casos, se ha optado por un modelo mixto, en el que el conjunto de datos que conforman una beca, quedan guardados electrónicamente, pero es preciso sacar una copia impresa en papel de la misma, dado que en los Centros Educativos se procede a realizar una pre-grabación de la misma que posteriormente es concluida por parte nuestra. Este aspecto, sí sería muy susceptible de innovación, de forma que pudiera desaparecer este proceso en papel, quedando toda esta fase en un proceso informático.

Quizás sea la Beca de Educ. Especial la que más dificultad plantea al intervenir profesionales privados externos al sistema educativo, pero no por ello, imposible.

Mencionar que, previa a esta primera fase de solicitud, hay un proceso de información (opcional y voluntario por parte del usuario) en el que se exponen las condiciones académicas, económicas y patrimoniales de cada una de ellas. Esta fase de información, que se suele poner en las páginas webs de Ministerio y Consejería, podría mejorarse para que el usuario, no sólo tenga la información precisa, sino que sea clara y no una simple transcripción de lo que es publicado en B.O.E. o en el B.O.J.A.

No obstante, muchos solicitantes, independientemente de la información que aparece en las páginas webs, suelen recurrir a recabar la información tanto en los Centros Educativos, como en el mismo Negociado especialmente, con lo que la Coordinación con Centros y otros agentes educativos que intervienen, es muy importante. Y ni que decir tiene de la información que trasladamos a los solicitantes, que en un gran porcentaje acude con algunos conceptos bastante erróneos.

Sin embargo, el formato de solicitud viene predeterminado, tanto en las becas del Ministerio como de la Consejería. Aquí poco podemos hacer al respecto, aunque suelen modificarse apartados para su actualización a nuevas situaciones legales y sociales, educativas, etc.….

Otro aspecto “innovador” es la consulta y seguimiento por parte del solicitante de la Beca. Una vez que la primera fase de grabación está concluida, mediante un procedimiento informático, el solicitante tiene la posibilidad de ir haciendo un seguimiento del proceso de gestión de su beca. Ello significa un cierto grado de “transparencia”, pero a veces, es preciso “traducir” esa información. Pero además, puede obtener información de si es preciso que entregue documentación que se le requiere, y si se deniega inicialmente, ver el motivo, que en caso de desacuerdo, puede interponer una alegación que es gestionada por el negociado.

Para mi un aspecto importante susceptible de modificación y de analizar qué elementos de innovación podrían intervenir, es la Coordinación, especialmente con los Centros Educativos.

Éstos son los puntos informativos más cercanos que tienen los solicitantes, por lo que el transmitir una información adecuada y completa, aunque no sea exhaustiva, es fundamental. Asimismo, son estos Centros los que van a iniciar el procedimiento previo para la gestión posterior de las becas al tener que pre-grabar las solicitudes.

Una coordinación entre Centros y Negociado de Becas debe ser fundamental, dado que las becas se convocan todos los años y es susceptible que cambien los requisitos de las mismas, que se introduzcan modificaciones en el procedimiento de grabación o incluso la aparición de alguna nueva beca.

Como puede verse, en el  trabajo diario, la gran mayoría de las acciones y procesos nos vienen ya fijados y con poco margen de maniobra, incluso la decisión final no es tomada por los Negociados, sino por el Servicio de Becas de la Consejería que en definitiva, es quien toma la decisión final de todas las becas de Andalucía mediante procedimientos informáticos generales y algunos procesos concretos en aquellos casos es que no se ajustan al 100% a dichos procedimientos generales.

A pesar de todo lo anterior, pienso que cierto grado de innovación podría ser factible, aunque estemos muy limitados por condiciones, plazos y procedimientos determinados de antemano en todo el proceso desde la solicitud hasta la resolución de una beca.